您是否厭倦了在 VaultCaddy 和 QuickBooks 之間手動複製數據？好消息！VaultCaddy 提供完整的 QuickBooks 整合，支持 QuickBooks Desktop（IIF 格式）和 QuickBooks Online（QBO 格式），讓您一鍵導出財務數據，節省 90% 的數據輸入時間。
為什麼需要 QuickBooks 整合？
- 節省時間：不再需要手動輸入發票數據
- 減少錯誤：避免手動輸入導致的錯誤
- 提高效率：自動化數據流，專注於分析
- 即時更新：財務數據始終保持最新
- 完整記錄：保留所有原始文檔和數據
QuickBooks Desktop 整合（IIF 格式）
什麼是 IIF 格式？
IIF（Intuit Interchange Format）是 QuickBooks Desktop 的標準導入格式。它是一個文本文件，包含交易數據，可以直接導入 QuickBooks。
📋 步驟 1：從 VaultCaddy 導出 IIF 文件
- 登入 VaultCaddy，進入您的項目
- 選擇要導出的文檔（可以選擇多個）
- 點擊「Export」按鈕
- 選擇「IIF - QuickBooks Desktop」
- 文件會自動下載到您的電腦
📋 步驟 2：導入到 QuickBooks Desktop
- 打開 QuickBooks Desktop
- 選擇「File」>「Utilities」>「Import」>「IIF Files」
- 選擇剛才下載的 IIF 文件
- QuickBooks 會自動導入所有交易
- 檢查導入的交易，確認無誤
IIF 文件包含的數據
- 交易類型：BILL（應付賬款）或 GENERAL JOURNAL
- 供應商信息：供應商名稱和聯絡資訊
- 發票號碼：原始發票號碼
- 日期：發票日期
- 金額：總金額、小計、稅額
- 項目明細：每個項目的描述和金額
- 會計科目：Accounts Payable、Expenses、Tax Expense
QuickBooks Online 整合（QBO 格式）
什麼是 QBO 格式？
QBO（QuickBooks Online）格式基於 OFX（Open Financial Exchange）標準，是 QuickBooks Online 的標準導入格式。
📋 步驟 1：從 VaultCaddy 導出 QBO 文件
- 登入 VaultCaddy，進入您的項目
- 選擇要導出的文檔
- 點擊「Export」按鈕
- 選擇「QBO - QuickBooks Online」
- 文件會自動下載
📋 步驟 2：導入到 QuickBooks Online
- 登入 QuickBooks Online
- 選擇「Banking」>「Upload」
- 選擇「Browse」，選擇 QBO 文件
- 選擇要導入的銀行賬戶
- 點擊「Upload」
- QuickBooks 會自動處理交易
- 在「For Review」中檢查和分類交易
QBO 文件包含的數據
- 交易類型：DEBIT（支出）、POS（銷售點）、OTHER
- 供應商名稱：從發票提取的供應商
- 交易日期：發票或交易日期
- 金額：交易金額（負數表示支出）
- 發票號碼：作為 CHECKNUM 字段
- 備註：包含發票號碼和項目明細
🚀 VaultCaddy 導出的優勢
- ✅ 完整數據：22 個字段，包含所有關鍵信息
- ✅ 項目明細：支持多項目發票，每個項目單獨記錄
- ✅ 稅額分離：自動分離稅額為獨立行
- ✅ 供應商信息：包含供應商地址、電話、電郵
- ✅ 標準格式：符合 QuickBooks 標準，無需手動調整
CSV 導出（通用格式）
除了 IIF 和 QBO，VaultCaddy 還支持 CSV 導出，適合：
- 使用其他會計軟件（Xero、FreshBooks 等）
- 需要自定義數據分析
- 導入到 Excel 進行進一步處理
CSV 包含的 22 個字段
- 文檔名稱
- 文檔類型
- 發票號碼
- 日期
- 供應商/來源
- 供應商地址
- 供應商電話
- 供應商電郵
- 客戶名稱
- 客戶地址
- 項目明細
- 小計
- 稅額
- 稅率
- 總金額
- 幣別
- 付款條款
- 付款方式
- 銀行賬號
- 備註
- 狀態
- 上傳日期
最佳實踐
1. 定期導出
- 每週導出：保持 QuickBooks 數據最新
- 月底導出：月度結賬前完成所有導入
- 批量處理：一次導出整月數據
2. 檢查數據
- 導入前：在 VaultCaddy 中檢查數據準確性
- 導入後：在 QuickBooks 中檢查交易
- 對賬：定期與銀行對賬單核對
3. 備份數據
- 保留原始文檔：VaultCaddy 自動保存所有原始文檔
- 導出文件備份：保存所有導出的 IIF/QBO/CSV 文件
- QuickBooks 備份：定期備份 QuickBooks 數據
常見問題
Q1: IIF 和 QBO 有什麼區別？
IIF 用於 QuickBooks Desktop，QBO 用於 QuickBooks Online。選擇取決於您使用的 QuickBooks 版本。
Q2: 可以導入多少筆交易？
沒有限制。您可以一次導出和導入整月或整年的交易。
Q3: 導入會覆蓋現有數據嗎？
不會。QuickBooks 會將導入的交易作為新交易添加。如果發現重複，可以手動刪除。
Q4: 如何處理多幣種交易？
VaultCaddy 會記錄原始幣種。導入 QuickBooks 後，您可以使用 QuickBooks 的多幣種功能進行轉換。
Q5: 可以自定義會計科目嗎？
可以。導入後，您可以在 QuickBooks 中重新分類交易到不同的會計科目。
實際案例：會計事務所的效率提升
背景：一家小型會計事務所，服務 20 個客戶，每月處理約 500 張發票。
問題：會計師需要手動將客戶的發票數據輸入 QuickBooks，每月花費 40 小時。
解決方案：使用 VaultCaddy + QuickBooks 整合。
結果：
- 數據輸入時間減少 90%（從 40 小時減少到 4 小時）
- 錯誤率從 12% 降至 2%
- 每月節省 HK$18,000 人力成本
- 客戶滿意度提升，報表更及時
開始使用 QuickBooks 整合
- 註冊 VaultCaddy：免費獲得 10 Credits
- 上傳測試文檔：上傳 5-10 張發票測試
- 導出測試：導出 IIF 或 QBO 文件
- 導入 QuickBooks：測試導入流程
- 全面實施：將所有發票處理流程遷移到 VaultCaddy